1.1. Порядок формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів (далі – Порядок) розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів".
1.2. Цей Порядок визначає вимоги щодо формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів (далі – особова справа), а також перелік документів, що складають особову справу.
1.3. В особовій справі зберігається інформація щодо призначення судді на посаду, його обрання, звільнення, а також містяться біографічні та інші дані про суддю.
1.4. Формування, ведення, облік та зберігання особових справ здійснюється відповідним структурним підрозділом апарату суду або відповідальною особою, яка згідно із посадовими обов’язками здійснює ведення кадрової роботи в суді (далі – відповідальний працівник).
2.1. Формування особової справи розпочинається з дати видання наказу головою суду про зарахування судді до штату суду на підставі указу Президента України, постанови Верховної Ради України.
2.2. Особова справа підшивається в обкладинку формата А-4 за зразком (додаток 1).
2.3. Після формування особової справи на паперових носіях відповідальний працівник реєструє її у книзі обліку руху особових справ за зразком (додаток 2) не пізніше триденного строку з дня призначення на посаду.
2.4. Особова справа повинна містити такі документи (додаток 3):
– особова картка з відповідними додатками;
– автобіографія;
– копії документів про вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання;
– копія трудової книжки;
– декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру за минулий рік;
– медична довідка про стан здоров'я встановленої форми;
– копія паспорта громадянина України;
– копія військового квитка (для військовозобов'язаних);
– довідка про допуск до державної таємниці (у разі наявності);
– заява щодо зарахування до штату суду.
2.5. Після зарахування судді до штату суду до особової справи додаються:
– опис документів особової справи;
– копія наказу про зарахування до штату суду;
– копія указу Президента України або постанови Верховної Ради України, на виконання яких суддя зараховується до штату суду;
– текст Присяги судді, скріплений підписом судді (копія тексту Присяги судді у випадку переведення;
– заява судді про надання згоди на обробку його персональних даних;
– копії документів про надані пільги (у разі наявності);
– копії свідоцтва про шлюб, народження дитини, зміну прізвища тощо;
2.6. Відповідальний працівник, отримуючи матеріали для особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта громадянина України, військового квитка, документа про вищу освіту, трудової книжки тощо).
2.7. Копії (ксерокопії) документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, скріплюються підписом відповідального працівника.
2.8. Особові справи нумеруються, починаючи з першого номера, та закінчуються останнім, який відповідає штатній кількості посад суддів у даному суді. У разі звільнення судді з посади номер його особової справи використовується для реєстрації особової справи іншого нового судді.
3.1. Особова справа доповнюється відповідними матеріалами за хронологією щорічно до 15 квітня.
3.2. До особової справи у хронологічному порядку додаються:
– копія акта про призначення судді на адміністративну посаду;
– копії рішень уповноважених органів про притягнення судді до дисциплінарної відповідальності;
– копії рішень уповноважених органів про дострокове зняття з судді дисциплінарного стягнення;
– відомості щодо проходження підготовки у Національній школі суддів України;
– відомості щодо нагородження державними нагородами, а також будь-якими іншими нагородами, відзнаками, грамотами тощо.
3.3. При звільненні судді з посади в особовій справі робиться відповідний запис із зазначенням дати, причини звільнення з посади, номер та дати відповідного наказу.
4.1. Копії (ксерокопії) документів про вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, паспорта громадянина України, військового квитка, трудової книжки, нагородних матеріалів скріплюються підписом відповідального працівника.
4.2. Декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру за минулий рік подається в порядку та за формою, передбаченими Законом України "Про засади запобігання і протидії корупції".
4.3. Медична довідка про стан здоров'я подається за встановленою формою.
4.4. У разі необхідності складається біографічна довідка на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці судді. Дані наводяться стисло, але вичерпно. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Біографічна довідка складається за формою (додаток 4), скріплюється підписом відповідального працівника (керівника відповідного структурного підрозділу суду) та печаткою суду.
4.5. На підставі наданих суддею документів про підвищення кваліфікації, заохочення та нагороди під час роботи в суді відповідальним працівником заносяться записи до особової картки.
4.6. Бланк опису документів особової справи заповнюється під час формування особової справи і доповнюється з надходженням кожного нового документа.
Наявність документів в особовій справі щорічно до 15 квітня звіряється з описом. Бланк опису документів підшивається на першій сторінці особової справи.
4.7. Документи в особовій справі підшиваються на 5 проколів голкою для документів формата А-4 та на 3 проколи голкою для документів формата А-5, після чого нумеруються наскрізною нумерацією.
5.1. Після звільнення судді з посади його особова справа залишається в архіві відповідного суду.
При цьому в особовій картці та книзі обліку руху особових справ зазначаються дата, причина звільнення, дата і номер наказу про відрахування зі штату суду.
5.2. Особові справи є документами з обмеженим доступом і мають зберігатися в опечатаних металевих шафах або сейфах.
5.3. Забороняється розголошувати будь-яку інформацію щодо персональних даних судді.
5.4. Архівні особові справи зберігаються окремо від дійючих особових справ протягом двох років, після чого передаються в упорядкованому стані до архіву установи.
5.5. На архівній справі, списаній до архіву, проставляється архівний номер відповідно до книги обліку руху особових справ суддів.
5.6. Зберігання особових справ забезпечується керівником апарату суду та працівником, відповідальним за ведення кадрового діловодства, архіваріусом.
5.7. У разі проведення виїмки особової справи або окремих її документів у встановленому порядку, відповідальний працівник виготовляє ксерокопію особової справи чи окремих документів, засвідчує кожен документ та робить відповідний запис у книзі обліку особових справ суддів чи приєднує відповідну довідку до особової справи разом із копіями процесуальних документів про проведення виїмки.
5.8. Доступ до особових справ мають голова суду, його заступники при виконанні обов’язків голови суду, відповідальний працівник, архіваріус після передання справи до архіву суду або інша особа, яка визначена наказом голови суду.
6.1. Контроль за додержанням вимог Порядку формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів здійснює Державна судова адміністрація України та територіальні управління Державної судової адміністрації України.
_03_03.png)
