Погоджено Затверджено
Голова Каховського міськрайонного Наказом керівника апарату
суду Херсонської області Каховського міськрайонного суду
_____________________ Єйбог І.М. Херсонської області
« 20 » листопада 2012 р № 4.4-1/83 від 20.11. 2012 року
Положення
про канцелярію Каховського міськрайонного суду
Розділ 1. Загальні положення
1.1 В апараті Каховського міськрайонного суду Херсонської області (суду загальної юрисдикції – надалі суду) утворюється канцелярія, яка є його самостійним структурним підрозділом.
1.2 Канцелярія щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до відповідного суду та виконує інші завдання, визначені даним Положенням, затвердженим керівником апарату суду.
1.3 Правовий статус працівників канцелярії визначається Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», іншими законами та нормативно правовими актами України, відповідними положеннями та посадовими інструкціями.
Розділ 2. Основні обов’язки та права працівників канцелярії
2.1 Обов’язок кожного працівника канцелярії – додержання Конституції та інших актів законодавства України, сумлінне виконання своїх службових обов’язків.
2.2 Працівники канцелярії зобов’язані здійснювати свої повноваження чесно і сумлінно, дотримуватись дисципліни, вчасно виконувати розпорядження керівника апарату суду, використовувати весь робочий час для продуктивної праці.
2.3 Коло обов’язків покладених на працівника канцелярії суду, визначається Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, посадовою інструкцією (функціональними обов’язками) цього працівника та відповідними положеннями.
2.4 Основні обов’язки працівника канцелярії:
- додержуватися Конституції України, Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Закону України «Про державну службу», трудового законодавства та інших нормативно-правових актів чинного законодавства України;
- суворо дотримуватись вимог законодавства про запобігання та протидію корупції;
- неухильно дотримуватись службової дисципліни, Правил внутрішнього трудового розпорядку та «Правил поведінки працівника суду», затверджених рішенням Ради суддів України від 06.02.2009 року №33, які є невід»ємною частиною цих Правил;
- зберігати та не розголошувати інформацію про громадян, що стала їм відома під час виконання службових обов’язків, а також іншу інформацію, яка згідно з законодавством визнана інформацією з обмеженим доступом та такою, що не підлягає розголошенню;
- виконувати свої посадові обов’язки чесно, неупереджено, не надавати будь-яких переваг та не виявляти прихильності до окремих фізичних і юридичних осіб;
- безпосередньо виконувати свої функціональні обов’язки, своєчасно, чітко і якісно виконувати розпорядження керівника апарату суду;
- сумлінно ставитись до виконання своїх функціональних обов’язків, постійно вдосконалювати організацію своєї роботи і підвищувати професійну кваліфікацію;
- у разі тимчасової відсутності (відпустка, хвороба тощо) передати іншому, визначеному керівником апарату суду, працівнику всі справи та документи.
Працівники канцелярії суду не мають права:
- передоручати виконання своїх функціональних обов’язків іншим працівникам без відома керівництва суду.
2.5 Працівники суду зобов’язані:
- шанобливо ставитися до громадян та інших працівників суду, дотримуватися високої культури спілкування, не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам державної служби;
- у разі хвороби повідомляти керівника апарату суду про тимчасову відсутність. По виході на роботу своєчасно подавати оформлений належним чином лист непрацездатності особі, відповідальній за ведення кадрового діловодства в суді;
- дотримуватись вимог нормативних актів про охорону праці, техніку безпеки, пожежної безпеки, виробничої санітарії.
2.6 Працівники канцелярії мають право:
- розглядати і брати участь у розгляді питань та приймати рішення в межах своїх функціональних обов’язків;
- вносити пропозиції щодо покращення роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з іншими працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому;
- отримувати необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов’язків від працівників апарату суду;
- брати участь у нарадах та зборах трудового колективу суду;
- на повагу ободистої гідності, справедливе і шанобливе ставлення до себе з боку керівництва, інших працівників і громадян;
- вимагати затвердження керівником апарату суду визначеного обсягу посадових (функціональних) обов’язків;
- на оплату праці залежно від посади, якості, досвіду та стажу роботи;
- на соціальний і правовий захист відповідно до його статусу.
2.7 Працівники канцелярії мають інші права та обов’язки передбачені чинним законодавством України.
Розділ 3. Структура канцелярії
3.1 Штатна чисельність канцелярії суду за погодженням з головою суду затверджується територіальним управлінням Державної судової адміністрації України.
3.2 До складу канцелярії входять старший секретар, секретарі суду, архіваріус та діловоди.
3.3 Працівники канцелярії суду безпосередньо підпорядковані керівникові апарату суду.
3.4 Канцелярію очолює старший секретар суду, призначений на посаду наказом керівника апарату суду. Старшому секретарю суду безпосередньо підпорядковані секретарі суду, діловоди, та інші службовці суду, які виконують організаційні функції.
Розділ 4. Основні завдання
4.1 Здійснення роботи з документального забезпечення роботи суду.
4.2 Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду.
4.3 Здійснення роботи з обліку звернень громадян та юридичних осіб.
4.4 Здійснення прийому громадян.
4.5 Забезпечення статистично-аналітичної роботи суду.
4.6 Забезпечення зберігання речових доказів.
4.7 Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.
Розділ 5. Основні функції канцелярії суду
5.1 Здійснення приймання, опрацювання, реєстрації та розподілу судових справ і кореспонденції, що надійшли до суду.
5.2 Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ суду.
5.3 Здійснення роботи з обліку та зберігання судових справ і матеріалів, речових доказів, документів первинного обліку.
5.4 Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.
5.5 Проведення роботи зі своєчасного та якісного оформлення звернення судових рішень до виконання, контроль за одержанням повідомлень про їх виконання та забезпечення своєчасного приєднання до судових справ. Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.
5.6 Здійснення обліку виконавчих документів, які передаються для виконання до державної виконавчої служби. Ведення контролю та зведених контрольних виконавчих проваджень.
5.7 Проведення перевірки відповідності документів у судових справах опису справи.
5.8 Виконання постанов про помилування.
5.9 Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.
5.10 Забезпечення підготовки до своєчасного та якісного складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, відповідальність за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.
5.11 Контроль за своєчасністю здачі судових справ, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.
5.12 Надання пропозицій щодо складання номенклатури справ суду.
5.13 Здійснення підготовки та передачі до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.
5.14 Приймає участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.
5.15 Здійснення приймання громадян, видача копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в канцелярії суду, архіві суду та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку. Під час видачі копій судових рішень готує відповідні супровідні документи.
5.16 Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.
5.17 Ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді.
5.18 Надання старшому секретарю суду інформації про відсутність понад місячний термін повідомлень про рух справ, які знаходяться у провадженні суддів, про випадки порушення термінів здачі судових справ до канцелярії суду, в зв»язку з чим затримується виконання судових рішень.
5.19 Організація роботи архіву суду та забезпечення зберігання документів, які надійшли до архіву суду.
5.20 Приймання на зберігання документів, що закінчені діловодством. Перевіряє правильність формування та оформлення справ під час їх передавання до архіву.
5.21 Систематизування і розміщення справ, ведення їх обліку, шифрування справ згідно з чинними правилами.
5.22 Підготовка зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.
5.23 Підготовка необхідних довідок на основі відомостей, які є в документах архіву, ведення їх обліку. Підготовка необхідних даних та складання відповідних звітів щодо роботи архіву суду.
5.24 Здійснення відправлення кореспонденції суду: законвертування, адресування і маркування вихідну кореспонденції.
5.25 Виконання інших доручень керівника апарату, його заступника та старшого секретаря суду щодо організації роботи канцелярії суду.
Розділ 6. Організація роботи
6.1 Канцелярія складається зі старшого секретаря, секретарів суду з реєстрації та обліку кримінальних, цивільних та адміністративних справ, секретаря суду, який приймає та опрацьовує (реєструє) вхідну пошту, архіваріуса та діловодів.
6.2 Працівники канцелярії здійснюють організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені цим Положенням.
6.3 Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.
6.4 Працівники канцелярії суду приймаються на посади та звільняються з посад на підставах та у порядку, визначених чинним трудовим законодавством України, Кодексом законів про працю України, Законом України «Про державну службу» на підставі наказу керівника апарату суду, який оголошується або доводиться до ознайомлення працівнику канцелярії суду під розпис.
Розділ 7. Відповідальність за порушення трудової дисципліни
7.1 Порушення трудової дисципліни, або невиконання чи неналежне виконання без поважних причин працівником канцелярії покладених на нього трудових та службових обов’язків, допущення інших негативних вчинків тягне за собою застосування заходів дисциплінарного та громадського впливу, а також інших заходів, передбачених чинним законодавством про працю.
7.2 Застосування дисциплінарного стягнення до працівника канцелярії суду здійснюється у відповідності та в порядку, визначеному трудовим законодавством та Законом України «Про державну службу».
Розділ 8. Прикінцеві положення
8.1 Положення набирає чинності з дня його затвердження керівником апарату Каховського міськрайонного суду Херсонської області.
8.2 До цього Положення можуть вноситися доповнення та зміни за згодою голови суду, що затверджуються керівником апарату.
_03_03.png)
