ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом
голови
Каховського
міськрайонного суду
Херсонської
області
№ 4.4-1/75 від 10 жовтня 2012р.
ПОЛОЖЕННЯ
про архів
Каховського міськрайонного суду
Херсонської області
1. Відповідно до Закону України „Про Національний архівний фонд та архівні установи” від
24.12.93 року зі змінами та доповненнями, для забезпечення належного
виконання вимог Типового положення про архівний
підрозділ органу державної влади, органу
місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та
організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012р. № 232/5, в Каховському міськрайонному суді Херсонської області діє архів, який забезпечує
тимчасове зберігання архівних
документів, що нагромадилися за час діяльності Каховського районного, Каховського
міського та Каховського міськрайонного судів, використання відомостей, які містяться в цих документах,
для службових, виробничих та інших цілей, а також для захисту прав і законних
інтересів громадян.
2. У своїй роботі архів керується Конституцією і
законами України, актами Президента України, постановами Кабінету Міністрів
України, Інструкцією з діловодства в
місцевому загальному суді, затвердженою наказом ДСА України від 27.06.2006р. №
68, Інструкцією про порядок передання до
архіву місцевого та апеляційного суду,
зберігання в ньому, відбору та передання
до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та
управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України 15.12.2011
року № 168, Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності
суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом ДСА України
11.02.2010р. № 22, Правилами роботи архівних підрозділів органів державної
влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій,
затверджених наказом Держкомітету архівів України від 16.03.2001р. за № 16 (із
змінами), Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів
державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та
організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом
Міністерства юстиції України від
12.04.2012 № 587/5 , іншими
нормативними актами та цим Положенням.
3. Архів є структурним підрозділом суду, працює
відповідно до річного плану. Режим роботи визначається відповідно до внутрішнього трудового розпорядку суду.
Особа, яка займає посаду архіваріуса є службовцем апарату суду. Обов’язки архіваріуса визначаються посадовою інструкцією. Архіваріус суду є
відповідальною особою за виконання
покладених на архів завдань і функцій.
4. Основними завданнями архіву суду є:
- приймання від
структурних підрозділів суду та
зберігання архівних документів з
різними видами матеріальних носіїв
інформації;
- контроль разом із
канцелярією за станом зберігання та правильності
оформлення документів у структурних підрозділах суду;
- участь у складанні та погодженні зведеної
номенклатури справ суду, перевіряння відповідності формування документів у
справи згідно із затвердженою номенклатурою;
- проведення попередньої
експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, участь у складанні та подання на розгляд експертної комісії суду проектів
описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення
документів, що не внесені до
Національного архівного фонду;
- організація
користування архівними документами, надання у встановленому порядку архівних
копій, довідок, витягів з документів працівникам апарату суду, юридичним та фізичним особам;
- підготовка, передавання
документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної
установи, архівного відділу міської ради;
- створення та вдосконалення довідкового апарату
до архівних документів;
- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації осіб, які відповідають за роботу з
документами.
5. Для виконання покладених на архів завдань, йому надається право:
- вимагати від канцелярії суду та працівників апарату суду належного
передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним
законодавством, судовою Інструкцією;
- повертати канцелярії суду та працівникам апарату суду на доопрацювання
документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
- надавати структурним підрозділам суду рекомендації з питань, що входять
до компетенції архіву;
- запитувати від структурних
підрозділів суду відомості, необхідні
для роботи;
- інформувати керівництво суду про стан роботи з документами та вносити
пропозиції щодо її поліпшення ;
- брати участь у засіданнях, нарадах, що проводяться в суді, в разі
розгляду на них питань роботи з документами.
6. До
складу документів архіву суду входять:
- документи з паперовою
основою постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання,
створені структурними підрозділами Каховського міськрайонного суду Херсонської
області та документи з особового складу;
- архівні копії
дисків фіксування судових процесів,
створені на електронних носіях;
- документи на паперових
носіях інформації організацій -
попередників, що ліквідовані: Каховського районного суду та Каховського міського суду;
- друковані видання, що доповнюють архівні документи і
необхідні для інформаційно-довідкової
роботи архіву суду;
- довідковий та обліковий
апарат до архівних документів.
Документи з різними
видами матеріальних носіїв інформації зберігаються в архіві окремо.
7. Порядок передачі документів з паперовими носіями інформації.
Документи з паперовими
носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних
підрозділів до архіву після завершення
їх ведення у діловодстві у строки, встановлені Інструкцією з діловодства та
Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому судових справ
та управлінської документації суду. Аудіовізуальні документи передаються до архіву одразу після
завершення їх виробництва.
8. Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами.
Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами визначається
Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженою
наказом ДСА України від 27.06.2006р. № 68, Інструкцією про порядок
передання до архіву місцевого та
апеляційного суду, зберігання в ньому,
відбору та передання до державних
архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та
управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України 15.12.2011
року № 168.
_03_03.png)
