Перш за все доцільно коротко охарактеризувати особливості організації роботи в судах. Основну її частину складає судове діловодство. Це досить своєрідна та складна галузь діловодства, яка не обмежується лише створенням, реєстрацією та зберіганням службових (у т. ч. процесуальних) документів. Чи не основну її частину складає облік судових справ, досить різних за своїм характером і порядком їх вирішення. На кожну справу, що надійшла до суду, заводиться обліково-статистична картка, до якої заносяться відповідні статистичні дані про справу одразу ж після того, як вона надійшла до суду, і після того, як вона пройшла всю процедуру розгляду в суді та за якою суд прийняв рішення.
Усього інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах передбачено 18 форм обліково-статистичних карток. Окремі з цих форм передбачають заповнення 60 і більше взаємопов’язаних між собою реквізитів (статистичних показників), а їх заповнення потребує значної уваги від виконавця – секретаря суду та чималих витрат часу, коштів і матеріалів на їх виготовлення. Унесена до обліково-статистичних карток інформація періодично (як правило, двічі на рік) угазальнюється і лягає в основу статистичного звіту про роботу суду, а відтак – про роботу судових органів певного регіону та всієї судової системи держави. Занесені до конкретного звіту дані аналізуються та узагальнюються компетентними державними органами і дають їх можливість приймати необхідні рішення (про внесення змін до законодавства, до мережі судів, до штатної чисельності суддів). Судові ж органи вищого рівня, починаючи від апеляційних судів, використовують ці статистичні дані при узагальненні судової практики і надання судам за їх результатами рекомендацій щодо однакового застосування чинного законодавства та вирішення судових справ.
Інша, не менш об’ємна і затратна, частина судового діловодства включає в себе відправлення учасникам судового процесу процесуальних документів та судових повісток. Досить сказати, що на сьогодні одне поштове відправлення коштує 7,5 грн. А їх у масштабах держави щоденно відправляється в тисячних вимірах! І це не рахуючи вартість канцелярських витрат – паперу, фарби для картриджів тощо, - а також енергозатрат на виготовлення текстів документів та їх копій. В галузі судового діловодства використовується комп’ютерна програма, яка охоплює практично всі напрямки діловодства (Так зване «Діловодство-3»). За її допомогою відбувається автоматичний розподіл судових справ між суддями, що унеможливило адміністративний вплив на цей процес. Комп’ютерна програма дала можливість відмовитися від ведення обліку обліково-статистичних карток у паперовому варіанті, що також привело до зменшення фінансових і матеріальних затрат, запровадити в судах проведення судового процесу в режимі відеоконференції, що дозволило учасникам процесу брати участь у судових засіданнях дистанційно, що значно зекономить час, поштові витрати, мото- та енергоресурси на перевезення осіб, як перебувають під арештом, витрати на залучення до процесу свідків з інших регіонів тощо.
Останнім часом у практику судів активно впроваджується ще одна надзвичайно важлива складова «Діловодства-3» - програма «Електроний суд».
- надсилання судами копій процесуальних документів в електронному вигляді учасникам судового процесу;
- розміщення на веб-порталі судової влади списку справ, призначених до розгляду;
- надсилання учасникам процесу СМС-повісток про виклик до суду;
- надсилання учасниками судового процесу до суду позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг в електронному вигляді.
Очікується, що звав ляки цьому проекту поштові витрати судові скоротяться у 10 разів. Бо якщо одне поштове відправлення, як вже було зазначено, коштує 7,5 грн, то одне СМС-повідомлення – 0,7 коп. І це не враховуючи потенційні витрати на закупівлю паперу, картриджів, виготовлення паперових документів тощо.
Що потрібно громадянам, аби стати електронним користувачем системи «Електронний суд»?
Звичайно ж, сучасний персональний комп’ютер, принтер, вихід в мережу Інтернет та елементарні знання поводження з комп’ютером. А згодом зробити такі три кроки:
1) зареєструватись у системі обліку електронними документами між судом і учасниками судового процесу (завести скриньку електронного суду), оформити електронний цифровий підпис;
2) подати до суду заявку на отримання процесуальних документів за конкретною справою;
3) у такий самий спосіб підписатися на СМС-розсилку.
Більш детально порядок оформлення взаємного електронного зв’язку між користувачем і судом врегульовано Тимчасовим регламентом обміну електронними документами між судом та учасниками процесу, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 07.09.201 р. № 105. Із цим нормативним актом можна ознайомитися на веб-порталі «Судова влада» (розділ «Нормативно-правова база»).
_03_03.png)
